Праздничное мероприятие — это событие, которым хочется наслаждаться и о котором хочется вспоминать. Если хочется отдохнуть во время торжества – на помощь приходит координатор.

Каждый хочет, чтобы его событие стало запоминающимся, дарило теплые эмоции, грело сердце. Поэтому сейчас роль координатора праздников особенно велика.

Координатор – кто он?

Координатор — это специалист, в зоне ответственности которого находятся: разработка, планирование, контроль, решение вопросов, проведение разных мероприятий. Например, корпоративы, свадьбы, дни рождения, тематические вечеринки, выпускные, семинары, тренинги, выставки. Они справляются со всеми сложностями, координируют праздник.

Обязанности координатора

• Разработка плана.
• Контроль того, чтобы все следовали таймингу дня – встреча персонала, организация всех моментов дня.
• Решение организационных вопросов, проблем, форс мажоров.
• Отслеживание доставки заказанного оборудования.
• Встреча гостей.
• Ведение торжественного вечера.
• Организация слаженной работы подрядчиков.

Услуги, которые предоставляет координатор

Консультация

На этом этапе координатор встречается с клиентом. Выясняет его пожелания и узнает об ожиданиях. Сюда входит: обсуждение тематики, желаемой атмосферы, бюджета, прочие аспекты.

Выбор места проведения с оформлением

Обустройство места — один из моментов, лежащих в основе хорошего празднества. Специалист помогает выбрать подходящее место место, которое бы соответствовало представлениям. Он также отвечает за оформление – декорации, цветовую гамму, интерьер.

Контроль за подготовкой праздничных блюд

Питание – основная часть. Помощь с составлением меню, учет предпочтений гостей.

Развлекательная программа

Сюда относятся диджеи, музыканты, ведущие, а также шоу или мастер-классы. Ивент-менеджер собирает команду, без которой организация праздника вашей мечты невозможна.

Техническое обеспечение

Оборудование: световые приборы, колонки, проекторы, экраны.

Координация

В день события управляет всеми процессами. Он следит за расписанием, решает вопросы, отвечает за комфорт гостей.

Преимущества координатора

Если ваше желание — устроить вечеринку в приватной обстановке — допустима самостоятельная организация. А вот в случае масштабного события тяжело справиться без помощи специалиста.

Некоторые доводы в его пользу.

• Продумает программу мероприятия, бюджет, создаст план. Подготовка упростится: вы сможете заняться личными делами, избежать волнения, забот.
• Только проверенная информация о медийных персонах для вашего праздника. Он сориентирует по цене и формате программы.
• Получится сберечь средства и получить исполнителей, которые хорошо справятся со своими задачами. Непредвиденных расходов не случится, потому что все будет продумано заранее.
• Координатор воплотит вашу идею в жизнь в точности так, как вы хотели, до самых деталей.

Благодаря такому человеку ему вам станет легче во всем. Все заботы, связанные с координацией праздника, лягут на его плечи. У вас освободится время для личных дел.

Как выбрать координатора

Обозначить цели.

Перед тем как начать поиск, важно понять, каковы ваши предпочтения. Это зависит от масштабов вашего события, его особенностей.

Ознакомьтесь с отзывами, рекомендациями других клиентов.

Хорошая тактика — обратиться к откликам друзей, знакомых, коллег которые уже прибегали к подобным услуги. Также можно почитать отзывы на специализированных платформах, в социальных сетях.

Ознакомиться с портфолио.

Обратить внимание на работы специалистов. Примеры их работ помогут оценить качество исполнения.

Бюджет

Перед тем, как начать работу, уточните, сколько средств вы готовы выделить. Вам предложат разные варианты, форматы. У всех — своя стоимость.

Преимущества работы с профессиональным координатором

• Удастся сэкономить время.

Подготовка к празднеству требует времени. усилий. Профессионал сделает это гораздо быстрее обывателя.

• Минимизация стресса.

Специалисты хорошо понимают, как справляться с проблемами, вопросами, которые могут возникнуть, поэтому берут на себя все организационные моменты.

• Творческое мышление.

Опытный менеджер предложит нескучные, интересные идеи, которые сделают ваше мероприятие запоминающимся, эффектным, приятным.

• Сотрудничество с персоналом.

У координаторов есть расширенная база контактов, куда входят артисты, поставщики услуг, музыканты, актеры. Только проверенные люди. Это может значительно сократить время на поиск и переговоры.

Координация — это сложный, но такой увлекательный процесс. Он требует тщательного планирования, контроля, внимания к деталям. Профессиональные координаторы готовы взять на себя все хлопоты, связанные с проведением мероприятия. Клиенты могут наслаждаться приятной обстановкой, своим праздником без лишнего стресса.

Когда дело касается координации торжественных событий, опыт и навыки играют важную роль. Выбор хорошего специалиста – залог радости от каждого мгновения вашего праздника.