Организация уникальных выставок под ключ в Санкт-Петербурге

Организатор выставок: комплексные решения от Ольги Крыловой

Выставка — это мероприятие, посвященное демонстрации творчества. К нему относятся разные произведения искусства. Например, картины, панно, поделки. Также достижения в области техники, культуры, науки, других сферах. Это культурное событие может быть бесплатным. Однако часто за его посещение нужно вносить плату.

Выставки дают возможность обогатиться культурно, повысить компетентность в мире искусства. Также узнать о новых продуктах, оценить тенденции, освежить собственные идеи.

Что представляет собой организатор выставок

Организатор выставок — это специалист, в зоне ответственности которого находится успешное проведение вашего события. Его работа направлена на то, чтобы спланировать сценарий мероприятия согласно желаниям заказчика. Организовать событие, которые запомнится, пройдет хорошо.

Он делает все возможное, чтобы всем было комфортно, уютно. Вокруг царила приятная атмосфера, которая бы способствовала лучшего понимаю.

Обязанности организатора выставок

Обязанности и задачи разнообразны. Зависят от времени, продолжительности, места проведения, приглашенных гостей.

• Бюджетирование.

Организатор всегда беспокоится о вашем бюджете. Он поможет распределить финансы так, чтобы хорошо было всем. Заказчику не придется переживать о лишних расходах, дорогой цене события. Важно, чтобы было понимание, сколько денег в наличии и как их эффективно использовать.

• Составление программы мероприятия.

Разрабатывается план, определяются цели, место проведения. Также зарисовывается сценарий, которому будут следовать, которого будут придерживаться. Определяются формат, время цели. Рассматриваются локации, творческие продукты для демонстрации. Рассылаются приглашения участникам, уточняется дата.

• Логистическая составляющая.

Поиск трансфера для заказчиков, важных участников показа. Покупка билетов, аренда номеров в гостинице в случае, если это нужно. Подготовка оборудования: стенды, доски, проекторы, стойки для размещения демонстрационных объектов, защитные стекла для картин.

• Рекламная кампания.

Куратор занимается продвижением предстоящего события. Делает все, чтобы о нем узнало как можно больше людей. Для этого можно использовать социальные сети и мессенджеры. С помощью рассылок можно увеличить аудиторию бизнес-конференции.

• Работа с персоналом, участниками.

Продажа билетов, информирование о начале выставки. Немаловажно позаботиться о том, чтобы всем было комфортно в день организации события. Приятная обстановка поможет расслабиться, созерцать прекрасное, получать эстетическое наслаждение.

Организатор также устанавливает доверительные отношения с заказчиками. Ведь без коммуникации, взаимоотношений невозможно хорошо устроить мероприятие.

Что необходимо учесть при организации выставок

Выставки могут иметь разную направленность. Относиться к культуру, искусству, бизнесу, науке, технике. Главное — найти свой подход к каждой аудитории учитывая потребностей и понимания проблем.

• Место проведения события.

Площадка имеет первостепенное значение. Она должна быть просторной, хорошо освещенной, чтобы было, где разместить экспонаты. Также соответствовать требованиями потенциальной аудитории. Ей должно быть комфортно, чтобы перемещаться, наблюдать, общаться.

• Знакомство с участниками.

Определить качества членов мероприятия, их интересы, потребности, взгляды несложно. Для этого проводится анкетирование. Его можно провести через электронную почту, любой мессенджер, в социальной сети.

• Обеспечение безопасности.

Это первое, о чем заботиться хороший организатор. Нужно проверить, чтобы в помещение был огнетушитель, пожарная сигнализация, а также охрана. Аптечка для оказания первой помощи тоже не помешает.

Непредвиденные ситуации могут случаться, поэтому нужно быть готовым ко всему.

• Бюджет.

Заранее определить, на что пойдет основная масса средств. Распределить деньги так, чтобы не случилось дополнительных расходов. Оптимизировать затраты, по возможности найти более дешевые варианты.

• Техническое обеспечение.

Заблаговременно снабдить помещение необходимым оборудованием. К нему относится: стены с соответствующим цветом, стойки, места для размещения, защитные материалы, также брошюры с краткими сведениями о выставке.

Преимущества организатора выставок

• Наличие богатого опыта.

У ведущих есть знания, а потому они лучше обывателя знают, чего придерживаться и как лучше действовать. С ним не только ваши пожелания будут удовлетворены, но и потребности всех членов выставки.

• Защита от стресса, моральная поддержка.

Специалист возьмет на себя все трудности, не позволит вам волноваться. Вам удастся отдохнуть без посторонних мыслей и наслаждаться текущим праздником.

• Коммуникация с подрядчиками.

Благодаря обширной базе контактов он порекомендует вам экскурсовода, научного сотрудника, которые возьмут на себя ведение мероприятия. Главное, знать: он сотрудничает исключительно со специалистами своего дела.

• Ответственность за мероприятие и минимизация рисков.

Организатор может предвидеть проблемы и вовремя их предотвратить. Умеет решать вопросы не только по мере их поступления, но и заблаговременно. Подписанный контракт защищает как заказчика, так и ведущего. В случае нарушения условия всегда будет предусмотрено наказание в виде штрафа. Моральная и денежная компенсация.