Ведущий на конференцию – уверенное ведение деловых мероприятий

Ведущий на конференцию: чёткая организация и деловая атмосфера

У деловых и научных конференций больше общего с развлекательными мероприятиями, чем может показаться на первый взгляд. Несмотря на объединяющий контент (который и отражает, собственно, тематику и характер встречи), вниманием аудитории нужно постоянно управлять. Наличие профессионального ведущего поможет как «разгрузить» организаторов, так и создать нужную атмосферу, наладить совместное взаимодействие присутствующих. Грамотный модератор не просто скоординирует участников и гостей в блоках мероприятия, но и подберет нужный подход к разным категориям гостей, чтобы конференция понравилась и запомнилась каждому. Рассмотрим подробнее, какими качествами должен обладать модератор и какие функции ему придется выполнять.

Обязанности и функции

Ведущий на конференции выполняет сразу несколько задач. Большинство из них сводятся к организационным и интерактивным. К первым относятся:

• Координация. Навигация участников и гостей по секциям мероприятия позволит избежать путаницы и соблюдать все необходимые тайминги. Любые задержки по причине, что «кто-то из участников не нашел помещение» или «технику не успевают подготовить», сильно влияют на общее настроение публики. Модератор должен заранее изучить программу и разработать сценарий, который поможет ненавязчиво собрать всех «в нужном месте в нужное время».
• Подготовка и связь между блоками. Ведущий должен заранее изучить тематику конференции. Это поможет избежать неловких моментов, когда, например, возникает заминка из-за того, что модератор не понимает вопроса. Также необходимо заранее подготовить подробную структуру с прописанными временными рамками. Плавные и ненавязчивые переходы между тематическими блоками сделают мероприятие динамичнее. Ведущий должен понимать, как именно лучше расставить перерывы и самые «наполненные информацией» части, чтобы гости не уставали по ходу встречи.

Кроме непосредственного менеджмента, ведущий должен выполнять и некоторые более неформальные функции, от которых зависят эмоции присутствующих:

• Создание атмосферы. Модератор должен уметь найти баланс между «официальщиной» и неформальностью. Формат конференции предполагает более деловое, предметное общение и обсуждение. Однако все равно ведущий должен задавать общий тон и сохранять хорошее настроение аудитории. Это не значит, что нужно активно «сыпать» шутками, но позитивный настрой и живая быстрая реакция на вопросы и предложения позволит всем в зале чувствовать себя свободнее.
• Помощь спикерам и гостям. Научные конференции или деловые встречи чаще всего предполагают блоки, в которых выступающие зачитывают материалы, а после обсуждают их с залом, отвечают на вопросы аудитории. Одна из задач модератора — сгладить возможную неловкость спикера или невовлеченность публики. Ведущий даже может заранее пообщаться с выступающими, узнать тему их доклада, чтобы более плавно и логично подвести гостей к вопросам или самому подтолкнуть спикера к дополнительным обсуждениям.

Личные качества

Ведущий конференции обязательно должен быть вежливым и внимательным. Формат мероприятия не подразумевает чрезмерной неформальности, поэтому удачно подобранный тон проведения поможет указать на статус события. Кроме того, модератор должен быть стрессоустойчивым и уметь быстро адаптироваться в неожиданных ситуациях. Талант к импровизации может помочь в ситуациях, когда технические неполадки мешают точно следовать программе. Если ведущий быстро и правильно среагирует, или просто удачно обыграет неожиданную ситуацию, то гости могут даже не заметить заминки.

Профессиональный опыт

Проведение конференции отличается от участия в привычных развлекательных мероприятиях. При выборе кандидата на роль модератора следует подробно изучить его опыт работы. Важно найти кейсы схожих по тематике или направленности мероприятий. Не имеющий опыта кандидат может не сразу «считать» тон конференции, что вряд ли понравится участникам. О качестве подготовки ведущего могут поведомить отзывы прошлых заказчиков или кейсы из личного портфолио.

При выборе ведущего на конференцию желательно встретиться с кандидатом лично и обсудить все организационные моменты. Чем больше у модератора будет информации о тематике, спикерах и аудитории, тем «точнее» он сможет попасть в настроение встречи.